Lưu trữ và xoá dữ liệu của phòng thí nghiệmData retention and deletion for your laboratory
Điều gì xảy ra với hồ sơ của phòng bạn: giữ ở đâu, bao lâu, ai xoá được, và khi ngừng dùng thì sao. Cập nhật 14/10/2026.What happens to your laboratory's records: where they are kept, for how long, who can delete them, and what happens when you stop using the system. Updated 2026-10-14.
1. Hồ sơ của bạn là của bạn1. Your records are yours
- Mỗi phòng thí nghiệm có một cơ sở dữ liệu riêng, không dùng chung với phòng khác.
- Exomaly chỉ xử lý dữ liệu để vận hành hệ thống cho bạn; không dùng dữ liệu của bạn cho khách khác, cho demo hay để huấn luyện mô hình cho người khác.
- Thời hạn lưu hồ sơ do phòng bạn quy định (ISO/IEC 17025 điều 8.4.1) và ghi trong hợp đồng.
- Each laboratory has its own database, never shared with another laboratory.
- Exomaly processes data only to run the system for you; it is not used for other customers, for the demo, or to train models for anyone else.
- The record retention period is set by your laboratory (ISO/IEC 17025 clause 8.4.1) and written in the contract.
2. Dữ liệu nằm ở đâu, giữ bao lâu2. Where data lives and for how long
| Nơi | Chứa gì | Giữ bao lâu |
|---|---|---|
| Cơ sở dữ liệu chính | Mẫu, kết quả, phiếu kết quả, QC, thử nghiệm thành thạo, thiết bị, sổ chất lượng, nhật ký | Suốt thời gian bạn dùng hệ thống. Hệ thống không tự xoá theo thời gian. |
| Sao lưu hằng đêm | Bản sao đầy đủ, mã hoá, đặt ngoài hạ tầng chạy ứng dụng | 90 ngày rồi tự xoá |
| Khôi phục về thời điểm cũ | Đưa dữ liệu về một thời điểm trong quá khứ gần | Từ 7 đến 30 ngày tuỳ gói hạ tầng |
| Where | What | How long |
|---|---|---|
| Main database | Samples, results, test reports, QC, proficiency testing, equipment, quality log, audit trail | As long as you use the system. Nothing is deleted automatically with time. |
| Nightly backup | Full copy, encrypted, kept outside the infrastructure that runs the application | 90 days, then deleted automatically |
| Point-in-time recovery | Return the data to a moment in the recent past | 7 to 30 days depending on the infrastructure plan |
Sao lưu và khôi phục dùng để cứu sự cố, không phải kho lưu trữ dài hạn. Cần giữ hồ sơ lâu hơn thời gian dùng hệ thống thì nhận bản xuất (mục 5).Backups and recovery exist for incidents; they are not a long-term archive. If you must keep records longer than you use the system, take an export (section 5).
3. Hệ thống cố ý không cho xoá hồ sơ3. The system deliberately does not allow deleting records
ISO/IEC 17025 yêu cầu sửa hồ sơ phải giữ được bản trước và truy vết được ai sửa, khi nào, vì sao. Vì vậy:
ISO/IEC 17025 requires that a correction keeps the previous version and shows who changed what, when and why. Therefore:
| Dữ liệu | Xoá? | Cách xử lý khi sai |
|---|---|---|
| Kết quả, phiếu đã phát hành, nhật ký, QC, thử nghiệm thành thạo, hiệu chuẩn | Không | Làm lại kết quả; phát hành phiếu thay thế (-R1) nêu rõ phần sửa và lý do |
| Khách hàng, phương pháp, chỉ tiêu, nhân viên | Không xoá, chỉ ngừng dùng | Ngừng dùng; lịch sử vẫn đọc được |
| Phiếu nháp chưa phát hành, ngày nghỉ, giới hạn quy chuẩn | Được | Nhật ký ghi lại nội dung đã xoá |
| Data | Delete? | If it is wrong |
|---|---|---|
| Results, issued reports, audit trail, QC, proficiency testing, calibration | No | Redo the result; issue a replacement report (-R1) stating what changed and why |
| Customers, methods, tests, staff | Not deleted, only deactivated | Deactivate; history stays readable |
| Unissued draft reports, holidays, specification limits | Yes | The audit trail records what was removed |
4. Bảo vệ khỏi mất và sửa trái phép4. Protection against loss and tampering
- Đăng nhập qua danh sách email được cho phép; mỗi người một vai trò và phòng.
- Cơ sở dữ liệu chặn sửa hoặc xoá kết quả, phiếu đã phát hành và nhật ký ngay ở tầng dữ liệu, không chỉ ở giao diện.
- Mỗi thay đổi nghiệp vụ ghi đồng thời một dòng nhật ký (ai, lúc nào, trước và sau).
- Bản sao lưu được kiểm tra khôi phục được trước khi dùng.
- Sign-in through an allow-list of email addresses; each person has a role and sections.
- The database itself blocks editing or deleting results, issued reports and the audit trail, not only the screen.
- Every business change writes an audit line in the same step (who, when, before and after).
- A backup is checked to be restorable before it is used.
5. Khi bạn ngừng dùng hoặc muốn xoá dữ liệu5. When you stop using the system or want data deleted
- Người có thẩm quyền của phòng gửi yêu cầu bằng văn bản.
- Exomaly tạo bản xuất đầy đủ mới nhất, kiểm tra khôi phục được, mã hoá và giao cho bạn.
- Bạn xác nhận đã nhận và mở được bản xuất.
- Exomaly gỡ quyền truy cập, rồi xoá cơ sở dữ liệu và ứng dụng của phòng bạn.
- Bản sao lưu cũ tự hết hạn tối đa 90 ngày sau lần sao lưu cuối (hoặc xoá sớm hơn nếu bạn yêu cầu).
- Bạn nhận văn bản xác nhận đã xoá, nêu ngày và ngày hết hạn của bản sao lưu cuối.
- An authorised person of your laboratory sends a written request.
- Exomaly produces the latest full export, checks that it can be restored, encrypts it and hands it to you.
- You confirm you received it and can open it.
- Exomaly removes access, then deletes your laboratory's database and application.
- Older backups expire on their own at most 90 days after the last backup (or are removed sooner if you ask).
- You receive a written confirmation of deletion with the date and the expiry date of the last backup.
6. Điều cần nói thẳng6. What we state plainly
- Hiện bản xuất là một file cơ sở dữ liệu đầy đủ; chưa có nút xuất Excel/CSV theo từng bảng. Cần Excel thì Exomaly chuyển giúp từ bản xuất.
- Chưa có ô ghi thời hạn lưu riêng cho từng phòng trong hệ thống; thời hạn nằm trong hợp đồng.
- Tên và email nhân viên còn trong nhật ký bất biến để truy vết, kể cả sau khi nhân viên được ngừng dùng.
- Thời hạn lưu theo quy định pháp luật và của tổ chức công nhận là trách nhiệm của phòng bạn xác định.
- Today an export is one complete database file; there is no per-table Excel/CSV export button yet. If you need Excel, Exomaly converts it from the export.
- There is no per-laboratory retention-period field in the system yet; the period is stated in the contract.
- Staff names and emails remain in the immutable audit trail for traceability, even after a person is deactivated.
- Retention periods required by law and by your accreditation body are for your laboratory to determine.